De vertrouwde secretaresse verdwijnt uit het dagelijks leven van vele managers. Het statussymbool van vele managers wordt snel minder vanzelfsprekend. Kunt u het zich voorstellen? Ik denk dat het zelfs sneller zal gaan dan velen verwachten. De werkzaamheden van een secretaresse worden steeds vaker uitgevoerd door de manager zelf. Of de werkzaamheden zijn compleet overbodig geworden. Iedere organisatie zal zich nu al moeten oriënteren op de toekomst van de secretaresse.
Het verdwijnen van de secretaresse zal niet van de één op andere dag plaatsvinden. Organisaties veranderen niet zomaar. Maar managers zullen vanuit eigen interesse en strategisch inzicht steeds vaker besluiten om geen of minder gebruik te maken van de beschikbare secretaresse. Hieraan liggen een aantal oorzaken ten grondslag.
- De manager kan tegenwoordig overal eenvoudig in contact bljven met zijn netwerk. Voor informatie is hij niet meer afhankelijk van zijn secretaresse. Een manager krijgt de gewenste informatie steeds vaker automatisch tot zich. Hij maakt slim gebruik van (vaak gratis) online toepassingen via zijn smartphone of laptop. Een nieuwe afspraak kan bijvoorbeeld automatisch worden vastgelegd op basis van wederzijdse beschikbaarheid. Daarbij wordt bijvoorbeeld ook rekening gehouden met andere verplichtingen en reistijd. Informatie komt gefilterd binnen en wordt indien gewenst automatisch gearchiveerd.
- De manager kan steeds vaker plaatsongebonden werken. Enerzijds omdat hij zijn werk en privéleven optimaal wil combineren. Anderzijds omdat hij in een omgeving wil werken die bijdraagt aan maximale productiviteit. De ene keer is het bijvoorbeeld een koffiebar en een andere keer is op kantoor. Continue beschikbaarheid van een secretaresse in de directe omgeving past niet bij deze nieuwe stijl van werken.
- Door tijdongebonden werken heeft de manager ondersteuning nodig op momenten dat de secretaresse niet beschikbaar is. Om snel te kunnen handelen heeft de manager weinig aan een secretaresse die gebonden is aan kantooruren. Ook 's avonds of in het weekend moet iemand beschikbaar zijn.
- Tenslotte heeft de manager steeds specifiekere vragen waarbij hij ondersteuning wenst. Organiserende taken regelt de manager bijvoorbeeld zelf in korte tijd met zijn smartphone en laptop. De behoefte zal meer komen te liggen bij zelfstandige projectondersteuners. De gewenste kennis en ervaring van een secretaresse schiet dan tekort. De manager heeft steeds meer behoefte aan een medewerker waarmee wordt samengewerkt in tegenstelling tot de secretaresse die vooral opgedragen taken uitvoert.
De secretaresse als toegangspoort tot de manager komt steeds verder achter ons te liggen. Iedere organisatie dient nu al strategische keuzes te maken op welke wijze nieuwe werkvormen worden omarmd en welke rol de secretaresse daarin gaat spelen.
Zijn deze ontwikkelingen reeds zichtbaar binnen uw organsisatie?
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
De secretaresse zal zich dan wel moeten professionaliseren en zich minder afhankelijk moeten opstellen van de manager.
Over de toekomst van de secretaresse wordt binnenkort gepraat in Nieuwegein, tijdens een <a href="http://www.nieuworganiseren.nu/evenementen/2011-04-16/" rel="nofollow">ronde tafel</a>.
Dat de rollen dus veranderen is duidelijk. Dat de secretaresse meer is dan de toegangspoort tot de manager, dat ook. Daarom vraagt men tegenwoordig in vacatures ook vaak om andere competenties tegenwoordig.
De basistaken zijn agendabeheer en ondersteuning in administratieve zin. Echter, een goede (directie)secretaresse of personal assistant is zelf half manager.
In een goede samenwerking met de directeur anticipeert en signaleert zij en neemt beslissingen die later aan de directeur in kwestie worden gemeld.
Dat scheelt een hoop werk en kosten.
En de uren die een PA tegenwoordig werkt vallen vaak ook buiten de kantooruren. Dus de samenwerking tussen directeur en PA vindt gewoon doorgang, ook na kantooruren.
Het werken met projectondersteuners kan handig zijn, voor projecten. Echter, als dat op regelmatige basis zou plaats hebben, dient er steeds 'gewend te worden' aan een andere projectondersteuner. Dat komt o.i. niet ten goede aan de continuïteit.
Last but not least, digitale hulpmiddelen zijn een uitkomst voor beiden.
Nee, ik geloof er niks van, dat de secretaresse verdwijnt. In tegendeel, er ligt vlgs mij een prachtige klus vol diversiteit, samenwerkingsmogelijkheden, uitdagingen, takenuitbreiding en waarde.
Dit is wel sectorafhankelijk ws, bovenstaande geldt ieg voor mijn sector (zorg, dienstensector)
De functie van (directie)secretaresse en personal assistant is niet alleen in de zorgsector zeer divers. O.i. in alle sectoren.
Gelukkig wel!
Maar in het domein waarin ik werkzaam ben, overheid, en in de context daarvan, toenemende complexiteit door onderlinge afhankelijkheid (ketens), merkt ik dat het de-complicerende handelen van mijn secretaresse mij zeer helpt om het totale netwerk te blijven overzien en ordenen. Haar 'filter-functie' (omdat ze weet wat ik wel en niet wil) en haar meedenkfunctie (zou je dat wel doen ... of zou je dat en dat nog doen?) zijn zeer helpend om tandemgewijs mijn klussen voor elkaar te krijgen. Dus, 'ja' ik herken de tijdsonafhankelijkheid van handelen (ik kijk nu naar mijn HTC-scherm), maar parallel herken ik ook de intensivering van de samenwerkingsrelatie. Dus dat de functie anders vorm krijgt, zich doorontwikkeld, dat zeker. Maar dat de functie verdwijnt .... ?!?!
Op LinkedIn in de groep ontsecretaressen wordt al wat langer flink over dit onderwerp gediscussieerd en op 16 april as een ronde tafel bijeenkomst in Nieuwegein over het verdwijnen van de secretaresse georganiseerd.
Kom je ook meedenken over de toekomstige mogelijkheden?
Meld je aan via <a title="http://www.ontsecretaressen.nl/inschrijven.php/" href="http://goo.gl/ebeGV" rel="nofollow">http://goo.gl/ebeGV</a> en neem ook zeker een kijkje in de verregaande discussies op <a href="http://lnkd.in/HdqzsZ" rel="nofollow">http://lnkd.in/HdqzsZ</a>
Neemt niet weg dat in veel organisaties de secretaressefunctie tot een soort vergaarbak is geworden, waarin niet functionerende medewerkers in weggezet werden of vanuit de gedachte dat als je kunt typen je ook secretaresse bent.
Nu organisaties hun totale keten van werkprocessen tegen het licht aan het houden zijn, en met de technologische en maatschappelijke ontwikkelingen in het achterhoofd, kunnen we concluderen dat we de secretariële organisatie op een totaal nieuwe manier kunnen gaan inrichten.
Vraag jezelf als organisatie af wat de core business is van de secretaresse. Kun je, wil je, moet je differentiëren in het niveau. Ga je specialistische pools creëren, hoe zorg je dat je secretariële ondersteuning kwalitatief goed is, flexibel is, hoe zorg je voor maximale bereikbaarheid?
Iedere organisatie zou er goed aan doen te inventariseren welke secretariële kwaliteiten er in huis zijn. In hoeverre deze aansluiten bij de visie en missie van de organisatie. Kun je dan de oorlog winnen of heb je nog stappen te zetten? Gaan we afscheid nemen van bepaalde secretariële ondersteuners of niet? Hebben we ze echt allemaal nog wel nodig of kunnen we in combinatie met de technologische mogelijkheden zaken schrappen, terugdringen of outsourcen?
Ik kan me zo voorstellen dat kleine, jonge bedrijven in bepaalde sectoren helemaal geen secretaresse (meer) aannemen. Gewoon omdat de taken die er nog zijn door de professionals er bij gedaan worden.
Ook grote organisaties richten het anders in. Om slechts 2 voorbeelden te noemen: Microsoft heeft 1000 medewerkers, maar nog geen 10 secretaresses. Accenture heeft, zoals ik al eerder in mijn boek schreef en in april ook in een artikel voor Management Support Magazine, alleen secretariële ondersteuning voor de top 75 managers in de ratio 1:3. De managementlagen eronder kunnen wel secretariële ondersteuning krijgen, maar uitsluitend virtueel. In Brussel is een secretarieel shared service center ingericht, van waaruit 10 fte executive assistants de managers binnen Accenture Benelux virtueel ondersteunen. Lokale secretaresses die vertrekken, worden niet meer vervangen.
Maar kijk eens om je heen. Al die grote en minder grote kantoormologgen die we in de vorige eeuw met z'n allen hebben gecreëerd. Denk je dat daar binnen nu en 5 jaar geen secretaresses meer rondlopen? Keep on dreaming.
Wel wordt het voor deze organisaties tijd eens na te denken over de vragen die ik net stelde. Anders gaan ze zeker de boot missen.
Kortom: Adieu Secretaresse, Hello Assistant