Vergaderen is toch best effectief

Klagen over lange vergaderingen lijkt ons aangeboren. Een veelgehoorde klacht is dat we te vaak, te lang, te ongericht en met de verkeerde mensen vergaderen. Ooit iemand ontmoet die er dol op is? Stiekeme vergadertijgers daargelaten vinden veel mensen vergaderen zonde van de tijd. Is al deze wrevel wel terecht?

Management Team van 17 november berichtte over een onderzoek naar vergaderende managers. Iets minder dan de helft van de ondervraagden vergadert meer dan 10 uur per week, met uitschieters naar 20 uur of meer (17%).  Tweederde van de managers vindt dat in hun bedrijf een vergadercultuur heerst.

We praten dus wat af in Nederland. Maar al dat gepraat is natuurlijk wel ergens goed voor. Bijna 75% van de managers vindt vergaderen in meer dan de helft van de gevallen effectief. Daarbij wordt vergaderen vooral ingezet om draagvlak te creëren en besluiten te nemen. ‘Slechts' 23% van de managers meent dat besluiten vaker buiten dan binnen vergaderingen wordt genomen, dus vergaderingen spelen ook een grote rol in de besluitvorming.

Klachten zijn er natuurlijk ook. De top 5 van vergaderergernissen volgens Management Team:

• 1. voorzitter heeft geen controle
• 2. geen besluiten nemen
• 3. door elkaar heen praten
• 4. tijdsoverschrijding
• 5. iemand te lang aan het woord

Opvallend is dat je deze punten met een beetje zelfdiscipline van de groep, een strakke tijdsplanning en een goede voorzitter redelijk makkelijk kunt oplossen. Misschien helpt het ook als mensen zich beter op vergaderingen zouden voorbereiden: 80% komt wel eens onvoorbereid op een vergadering. Vergaderen hoort bij onze (bedrijfs)cultuur. Het is een belangrijk deel van het informele cement waar organisaties op draaien. Nergens zo veel wandelgangen dan direct vóór of na een vergadering. Het gaat er dus niet om minder, maar vooral beter te vergaderen.