Gecombineerde verbetercycli voor beter presteren en leren van organisaties

De Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA) wordt door veel managers gebruikt als instrument om prestaties te beoordelen en te verbeteren. De PDCA-cyclus is vooral gericht op zakelijke, korte termijn verbeteringen en spreekt onze rationele kant aan. Minder bekend is de Inspireren-Mobiliseren-Waarderen-Reflecteren-cyclus (IMWR). Deze richt zich op het individuele, persoonlijke leren en spreekt vooral onze emotionele kant aan. Hoe kunnen we deze verander- of verbeterwielen combineren om een lerende organisatie te realiseren? Een organisatie die presteert op de korte termijn en leert voor de langere termijn.

Zoals genoemd, de PDCA-cyclus is bij veel managers bekend. Maar hoe werkt de IMWR-cyclus?

De IMWR-cyclus begint met het Inspireren van mensen door hen een wenkend perspectief te bieden. Een organisatiedoel waaraan mensen met overtuiging een bijdrage willen leveren. Met Mobiliseren wordt bedoeld het zorgen dat voldoende mensen met de benodigde competenties ‘ja’ zeggen tegen het geschetste perspectief en deze mensen hiervoor beschikbaar maken. Waarderen is het doorleven en bespreken van de uit te voeren werkzaamheden en de bereikte resultaten. ‘Waarom doen we het werk op deze manier?’, ‘wat levert dat op voor mijzelf en voor anderen?’ en ‘waarom hebben we op deze manier onze beoogde resultaten niet bereikt?’. Reflecteren is het terugdenken en overzien van het gehele proces en het nadenken over de eigen inbreng. Doel van het reflecteren is het vergroten van het eigen inzicht zodat toekomstig gedrag verbeterd kan worden. De uitkomsten van deze reflectie leveren weer input voor het Inspireren van jezelf en daarmee van anderen. En zo start de volgende cyclus weer op een hoger niveau.

De IMWR-cyclus kan bijvoorbeeld worden ingezet bij cultuurveranderingstrajecten. Als eerste stap worden de nieuwe normen en waarden geformuleerd. Deze worden vervolgens vertaald in de gewenste houding en het gewenste gedrag voor de leidinggevenden (Inspireren). Bespreek deze normen en waarden en deze leiderschapsstijl op alle niveaus in de organisatie en discussieer hierover. Welk gedrag past hier voortaan wel bij en welk niet? (Mobiliseren). Begeleid het proces om met elkaar die normen en waarden, houding en gedrag te leren hanteren en aan te scherpen. Gebruik hiervoor praktijkvoorbeelden: waar ging het wel goed en waar niet? En: welke consequenties trekken we hier uit? (Waarderen). Kijk na verloop van tijd met alle betrokkenen terug of het proces goed verlopen is en of de nieuwe normen en waarden goed toegepast worden (Reflecteren). Pas, waar nodig, het proces aan of scherp de normen en waarden aan (Inspireren). Op deze wijze zal de cultuur van de organisatie geleidelijk in de gewenste richting veranderen.

De PDCA- (zakelijk, blauw) en IMWR-(emotioneel, rood) cyclus kunnen als volgt gecombineerd worden:

Na het emotie-mensgerichte Inspireren volgt het zakelijke Plannen, dan het Mobiliseren van de menselijke energie en het Doen, het Waarderen en Controleren en tot slot het Reflecteren en Acteren. In deze gecombineerde cyclus worden de stappen van de PDCA-cyclus meer persoonlijk doorleefd door de toevoeging van de stappen van de IMWR-cyclus. Het Acteren, bijvoorbeeld, volgt niet direct op het Controleren, maar pas nadat op de uitkomsten hiervan gereflecteerd is. Op deze wijze zijn organisatiebreed presteren en persoonlijk leren op natuurlijke wijze in elkaar gevlochten.

Door de tijd te nemen om succes en falen in de organisatie persoonlijk te kunnen doorleven, en hier ook georganiseerde aandacht aan te geven, kunnen mensen leren om hun individuele prestaties te verbeteren. Omdat een organisatie de optelsom is van de mensen die erin werken, ontstaat op deze wijze een lerende organisatie.

5 thoughts on “Gecombineerde verbetercycli voor beter presteren en leren van organisaties”

Anton 4 maanden ago

Goed stuk.
Al denken wij dat PDCA niet alleen voor korte termijn verbeteringen relevant zijn😊
De beste duurzame systemen zijn die waarbij de kracht en creativiteit van de mens wordt benut.
Je kunt de PDCA dus ook op persoonlijk vlak toepassen ( zie http://www.leanquality.nl/blog/samen-continu-verbeteren/ )
Om het simpel te houden hebben wij het gewoon bij PDCA in plaats van IMWR gehouden.

Christel de Vos 4 maanden ago

Ik vind het wel een goed idee om ratio en emotie te benoemen in 2 cirkels die in elkaar grijpen zodat ze beiden ze aandacht krijgen die ze verdienen. Hoe transparanter benoemd, hoe groter de kans dat men het gaat snappen. De PDCA is behoorlijk algemeen gedachtegoed voor de ratio. Ik word wel blij van deze toevoeging!

Sjoerd Feenstra 4 maanden ago

Leuk artikel! Ben wel benieuwd hoe de auteurs aankijken tegen de actoren. Wie doet wat in welk geval? Het lijkt er op als of het ook een management instrument is, al is het gericht op samen zaken verbeteren. Wie inspireert en mobiliseert wie?

Daarnaast zijn er veel veranderingen denkbaar die goed lijken voor een organisatie, maar wellicht niet voor alle mensen die er werken. En wat doe je als er geen wenkend perspectief is?

Antwoord op Sjoerd Feenstra
Eric Alkemade 4 maanden ago

Hoi Sjoerd,
Bedankt voor je reactie. De verbetercycli die ik beschrijf zijn niet alleen door organisaties te gebruiken, maar ook door individuen en teams. Als je wilt leren, ook als individu, dan zijn stappen die je bewust of onbewust kan (moet) doorlopen.
Inderdaad bieden plannen van organisaties niet altijd een goed wenkend perspectief voor het individu. Dat is dan iets waar je achter komt bij het (in gedachten) doorlopen van de cycli. Als je niet geïnspireerd bent of wordt, dan heb je geen positieve energie etc. en dan kom je in een negatieve spiraal. Dan moet je proberen je perspectief te verbeteren, binnen of buiten je eigen organisatie ….
Succes, Eric.

Johan Roels 4 maanden ago

Ha Eric,

Het is een tijd geleden dat ik je columns toestuurde rond Creatieve wisselwerking (Creative Interchange) en Cruciale Dialogen (een toepassing van Creative Interchange).

Uiteraard zijn in mijn ogen de nu gecombineerde PDCA en IMWR cycli toepassingen van Creative Interchange. Bekijk eens het vlindermodel dat ik creëerde voor m’n boek ‘Cruciale dialogen’ en je zult zien dat ook dat beide cycli bevat.

Aandachtige lezers kunnen m’n columns opsnorren op deze webstek!

Als iemand niet ziet wat ik bedoel ben ik uiteraard steeds tot een dialoog bereid. “Je gaat het pas zien als je het doorhebt” zei Johan Cruyff zaliger en z’n Cruyffiaanse quote is ook in dezen van toepassing.

Creatively,
Johan

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *