Organiseren: van gestold wantrouwen naar vloeiend samenwerken en aanpassen

Het organigram en de functiebeschrijvingen: het zijn allemaal vormen van gestold wantrouwen. Wantrouwen dat medewerkers meer doen dan hun bevoegdheden toestaan of minder doen dan hun verantwoordelijkheden vereisen. Vaak is organiseren dan ook stollen in plaats van flexibel maken.

Organiseren is vandaag de dag bij veel organisaties gelijk aan vastleggen (‘stollen’). Alles wat nodig is om de doelen te bereiken en het werk te organiseren wordt vastgelegd in schema’s, regels en procedures. Wanneer de omgeving om aanpassing van de organisatie vraagt, dan zijn verandermanagement of reorganisaties niet langer de remedie want reorganiseren is gewoon hernieuwd stollen op een andere manier. Om echt wendbaar te zijn (‘agile’ of ‘adaptief’), heb je een volledig flexibele organisatie nodig die zich snel, zonder wrijving en continu kan aanpassen.

reorganisatie

Traditionele vormen van organisatie-inrichting hebben vooral aandacht voor de statische elementen, zoals afdelingen en handboeken. Flexibele of adaptieve organisaties richten zich daarentegen veel meer op de dynamische elementen, zoals samenwerken, communiceren, reflecteren, leren, informatie vergaren en kennis delen (dit zijn niet toevallig allemaal werkwoorden). In een flexibele organisatie bepaalt niet het organigram of het management hoe binnen de organisatie wordt samengewerkt of hoe de organisatie zich aanpast aan de omgeving, maar wordt de aard en werking van de organisatie bepaald door dynamische processen. Of zoals Johan Roels zegt: ‘the process is the leader’.

In het artikel ‘Vloeibaar organiseren: onontkoombaar’ schrijft Richard van der Lee: “Aan deze vormen van anders organiseren worden allerlei termen gekoppeld. Denk hierbij aan Fluidism … of aan Fuzzy organiseren (‘The Fuzzy Firm’, Van den Born). Zelf noem ik dit al enige jaren vloeibaar organiseren. Dat is gerelateerd aan de gedachte van het ‘vloeibariseren’ van de samenleving, dat de Brits-Poolse filosoof en socioloog Bauman beschrijft in ‘Vloeibare tijden – Leven in een eeuw van onzekerheid’. Zoals Bauman beschrijft, worden relaties steeds vluchtiger en leven we in een maatschappij waarin vrijwel alles beweegt en weigert consistent te worden.”

Metaforen voor vloeiend organiseren

Ik ben al enige tijd op zoek naar een goede metafoor voor de ‘vloeibare organisatie’ of voor het ‘vloeiend samenwerken en aanpassen’. In een eerder artikel gebruikte ik als metafoor ‘de organisatie als vogelzwerm’. In zijn originele boek ‘De kracht van de zwerm: zelfsturing in organisaties’ (2009) beschrijft Jaap van Ginneken de belangrijkste kenmerken van een zwerm:

  • ­ omvat groot aantal gelijksoortige en vrijelijk bewegende eenheden
  • ­ die naar een gemeenschappelijk doel streven
  • ­ die geheel zelfstandig en snel op elkaar en op de omgeving kunnen reageren
  • ­ die zich bewust zijn van hun wederzijdse afhankelijkheid en daarom bij elkaar willen blijven.

Volgens Van Ginneken zijn de voordelen van een zwerm dat deze zich voortdurend kan aanpassen aan nieuwe en onverwachte omstandigheden en een groot vermogen tot zelforganisatie, innovatie en creativiteit heeft dat uitstijgt ver boven de voordelen centrale aansturing.

Als reactie op mijn artikel merkten enkele vogelkenners echter op dat de zwerm niet gebruikt wordt om te trekken, maar om te foerageren en te overnachten. Samenscholen in een zwerm geeft namelijk meer veiligheid voor de individuele vogel. Met ‘meer veiligheid’ hebben de vogels een gezamenlijk doel, maar als metafoor voor een organisatie gaat het toch meer om een te bereiken bestemming als doel.

Als we dan toch bij vogels blijven, dan is ‘de ganzenvlucht’ misschien een betere metafoor. Bij hun jaarlijkse trek vliegen de ganzen in V-vorm met een steeds wisselende voorman waarbij formaties uit elkaar vallen en zich opnieuw vormen afhankelijk van de situatie en de behoefte.

De metafoor van de ganzenvlucht is eigenlijk meer van toepassing op teamwork. Een andere metafoor die ik al enkele keren heb gelezen, onder andere bij de eerder genoemde Richard van der Lee, is de ‘Barbapapa organisaties’. Voor degenen die Barbapapa niet kennen: “De Barbapapa’s kunnen hun gedaante in iedere gewenste vorm brengen. Vlak voordat ze naar een nieuwe vorm veranderen roepen ze vaak: “Huup, huup, Barbatruc”. Dit gebeurt niet voor elke gedaanteverwisseling.” (bron: Wikipedia).

barbapappa

De Barbapapa’s kunnen zich dus flexibel aanpassen aan hun omgeving, maar alleen in hun verschijningsvorm, aan hun buitenkant. Want hoe de aanpassing van binnen werkt is niet duidelijk. Ook Wikipedia geeft hierop geen antwoord. Deze metafoor geeft ons dus geen inzicht over hoe organisaties wendbaar en flexibel kunnen worden.

De ‘zwerm’ gecombineerd met de ‘ganzenvlucht’ is dan nog de beste metafoor die ik ken. Als iemand een betere metafoor weet, dan houd ik mij aanbevolen! (Reacties graag onderaan dit artikel)

Vloeibaar organiseren door zelforganisatie

Zelforganisatie is een andere manier om de vloeibare organisatie te beschrijven. Bij zelforganisatie zijn er geen opgelegde kaders, de inrichting van de organisatie is bottom-up. Er zijn dus geen organigrammen of procesbeschrijvingen, maar alleen eenvoudige principes. Voor de benodigde principes van zelforganisatie kunnen we de ‘zwerm-principes’ aanpassen en uitbreiden. Bij zelforganisatie zijn of hebben de leden van de organisatie:

  1. een gezamenlijk doel waaraan iedereen wil bijdragen in plaats van moet bijdragen
  2. elkaar nodig (zijn afhankelijk van elkaar) om het doel te bereiken
  3. niet afhankelijk zijn van centrale leiding, maar steunen op eigen initiatief en individuele reactie op wijzigingen in omgeving
  4. de besturing en de uitvoering van de benodigde werkzaamheden liggen in eigen hand
  5. overwegend horizontale samenwerking, inclusief onderlinge afstemming en onderhandeling
  6. een actieve houding en een herkenbare eigen bijdrage (toekijken of alleen kritiek uiten is niet acceptabel).

Om succesvol te blijven in snel veranderende omgevingen is de uitdaging om van gestolde organisaties vloeibare organisaties te maken. Dat doe je door alle statische elementen, of in ieder geval zoveel mogelijk, weg te halen. Dus minder denken in organigrammen en functiebeschrijvingen en meer in gezamenlijke doelen en de kracht van horizontale afstemming tussen medewerkers onderling en met de omgeving (ofwel: zelfsturing en zelforganisatie).

4 thoughts on “Organiseren: van gestold wantrouwen naar vloeiend samenwerken en aanpassen”

Raphaël Gallis 3 maanden ago

Een andere metafoor is de volgende: ‘vroeger’ (maar helaas nu ook nog vaak) was het ‘freeze – unfreeze – change – refreeze’ model gangbaar (Kurt Lewin). Nu kan je als organisatie beter een staat van ‘semifreddo’ hanteren. bewegelijk genoeg om te veranderen maar net vast genoeg om niet in elkaar te zakken. Mensen kunnen best goed omgaan met verandering, maar lastig als die veranderingen schoksgewijs gaan. Denk aan Peter Senge met ‘change as such’.

Antwoord op Raphaël Gallis
Johan Roels 4 weken ago

Raphael,

Zie nu pas jouw reactie, vandaar …

Mooi dat je good ol’e Kurt Lewin ter sprake brengt. In m’n vorig boek heb ik al z’n change model ‘gewijzigd’. Change is een ingoing process, dus het terug bevriezen is er te veel aan. Om in de geest van dit artikel van Erik te blijven dient verandering vloeibaar te zijn, dienen wij vloeibaar te zijn. En inderdaad Peter M. Senge zei het ooit zo treffend: Iedereen houdt van veranderen, niemand wil veranderd worden! Vandaar het belang van het van binnen uit beleven van creatieve wisselwerking.
Heb je al eens nagedacht met hoeveel veranderingen je nu zelf op dit moment doende bent in je micro leven (je huisgezin), je medio leven (je organisatie en community) en je macro leven (Nederland en de wereld)?
Meestal hebben we meer veranderingen ‘aan de hand’ dan dat we vingers hebben aan dat hand. Dus is het belangrijk dat we elke verandering zo snel mogelijk tot een goed einde brengen om klaar te zijn voor een volgende. Ik zie elke verandering als een ander recipiënt. Als we water zijn kunnen we gemakkelijk de vorm van elk recipiënt aannemen. Wel moeten we vlug genoeg een recipiënt kunnen verlaten (ledigen) om genoeg water over te houden voor het volgende. En er voor zorgen dat ons water niet verdampt door overmatige stress. Resilient zijn heeft te maken met het niet laten verdampen van ons water en zelfs met af en toe door creatieve wisselwerking met anderen in de verandering het creëren van nieuw water.
Alles heeft volgens mij met Creatieve wisselwerking (Creative Interchange) te maken. Indien interesse dan stuur ik jou m’n hoofdstuk ‘Verandering is een proces’ uit m’n boek ‘Creatieve wisselwerking’ (Garant 2001) toe.
Creatively,
Johan

Henk Alkemade 3 maanden ago

Misschien is de -voor de hand liggende- metafoor van een rivier ook geschikt.
De rivier en al het samenstellende water heeft één doel (de zee of het laagste punt), opereert volgens enkele simpele principes en past zich IN (niet aan!) het landschap. Het landschap beïnvloedt de rivier en met de tijd beïnvloedt de rivier het landschap.
Onder bepaalde omstandigheden kan de rivier ook een enorme kracht ontwikkelen, een kracht die letterlijk bergen kan verzetten. Wat een rivier niet kan, is stilvallen…dan is de rivier opgehouden te bestaan!

Antwoord op Henk Alkemade
Johan Roels 4 weken ago

Henk,

De rivier is een goede metafoor en heeft ook al met ‘water’ te maken. De rivier kan zelfs z’n bedding veranderen, zoals een organisatie haar product maar niet haar purpose kan veranderen.
Eventjes stilstaan voor een rivier is natuurlijk lastig, hopelijk worden de schotten vlug geheven en kan ze doorstromen. Edoch het ergste voor een rivier is droog te komen staan.
“Is a dream a lie if it don’t come true
Or is it something worse that sends me
Down to the river though I know the river is dry?”
Bruce Springsteen – The River

Creatively,
Johan

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *