Vergaderen over besluiten die al genomen zijn

Nederland staat bekend als polderland. We vergaderen wat af. Iedereen lijkt wel overal een mening over te hebben en o wee als die niet gehoord wordt. Het is cultuur om voorafgaand aan een besluit flink de te tijd te nemen om te wikken en te wegen. Voorstanders van al dat overleggen hebben het over noodzakelijk draagvlak en verantwoord besluiten nemen. Tegenstanders worden er ongeduldig van en noemen dit gedrag Neerlanditis of de Hollandse ziekte. Heeft al dat overleg eigenlijk wel zin? Psychologe Roos Vonk schreef er in haar vaste column in Intermediair (7 mei 2009) een aardig stuk over.Vonk schrijft dat er in de psychologie onderscheid wordt gemaakt in verschillende fases van besluitvorming. In de pre-decisionele fase ligt alles nog open en wordt informatie verzameld om tot een beslissing te komen. In de post-decisionele fase is het besluit genomen. Op details kan er nog wat worden bijgeschaafd, maar veel zal er niet meer veranderen. Dan komt Roos Vonk met een belangrijke passage, die ik hieronder integraal heb overgenomen:

"Het vervelende is dat mensen die in de post-decisionele fase zitten, vaak zelf niet beseffen dát ze er in zitten. Ze discussiëren alsof ze nog op andere gedachten zijn te brengen, terwijl hun werkelijke doel is ánderen op andere gedachten te brengen. Als die ook in de post-decisionele fase zitten, is dat natuurlijk verspilde moeite. Maar ze denken allebei dat de ander niet open staat voor argumenten, en zij zelf 'natuurlijk wel, alleen ik heb nog niets gehoord dat ik overtuigend vond' ".

Zoals u wellicht wel weet wordt ik regelmatig gevraagd door ondernemingsraden en directies om hen te helpen met medezeggenschap. Het gaat dan vaak om een ingewikkeld veranderproces zoals een fusie of een reorganisatie. In dit soort opdrachten kom ik vaak overleg tegen dat het beste als rituele dans omschreven kan worden. Hoewel beide partijen net doen alsof alle voorgenomen besluiten nog open zijn voor discussie, is dat meestal al lang niet meer zo. De belangrijkste onderdelen van het directiebesluit zijn feitelijk al in beton gegoten en ook de mening van de OR staat op voorhand al vast. Iedereen zit dus in de post-decisionele fase, maar doet wel zijn best om dat te ontkennen.   

Het gevolg is nepoverleg. Dit levert een grote portie frustratie en onbegrip op. Ik weet uit eigen ervaring hoe moeilijk het is om in deze situaties ruimte te creëren voor open overleg en nieuwe ideeën. Het is dan ook beter als de OR en de directie eerst met elkaar te verkennen wat er al wel en niet vastligt. Ook de OR kan het beste bij de start al aangeven wat voor hem onbespreekbaar is. Zo wordt al snel duidelijk wat het speelveld is waarop het overleg kan plaatsvinden.