Onze overheid kan zoveel beter…

Afgelopen vrijdag verscheen het praktijkrapport ‘Tussen het kastje en de muur’ van de PvdA kamerleden Anja Timmer en Martijn van Dam. De kop in de dagbladen was ‘ambtenaren saboteren ICT voor honderden miljoenen euro’s. Mijn eerste gedachte was, maar honderden miljoenen? Daarbij is het ook opmerkelijk dat alleen ICT projecten eruit worden gelicht, omdat ik denk dat dezelfde duizelingwekkende getallen naar boven komen als er wordt gekeken naar alle mislukte reorganisaties (vernieuwen met baangaranties…), invoering van projectmatig werken in taakgerichte organisaties en integraal management. Mijn interesse was toch gewekt, dus heb ik het rapport maar eens gedownload.

Het rapport geeft een doorkijkje van een aantal gemeentes en de zorg en brengt in kaart waarom resultaten van ICT projecten niet van de grond komen. Er is gebrek van politieke sturing in de uitvoering. Dit is natuurlijk het intrappen van een open deur. Er is natuurlijk al jaren een spanning tussen de politiek en het ambtelijk apparaat. Het is gewoon een keuze (iets sterker, een ontwerpfout). Maar laten we teruggaan naar de twee basisvragen van het rapport. Waarom is de overheid niet succesvol en hoe moet dat in de toekomst veranderen?

Succes begint bij wederzijds vertrouwen en wordt minder naarmate het wantrouwen toeneemt. Vroeger bestond zoiets als een ‘herenakkoord’, waarbij een handdruk voldoende was en er niet dikke contracten hoefden te worden opgesteld (zoals dat tegenwoordig wel het geval is). We leven met de fictie van een overzichtelijke, stabiele en begrijpelijke wereld. We kunnen de complexiteit natuurlijk niet overzien en ons beoordelingsvermogen wordt continue overvraagd, wat leidt tot onbegrip, frustratie en woede. Het begint al op persoonsniveau, waarbij we in onze onderlinge communicatie zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten, wat uiteindelijk leidt tot argwaan. De eerder genoemde dikke contracten om onze afspraken vast te leggen zijn letterlijk ‘geïnstitutionaliseerd wantrouwen’. Dit geldt voor het pact tussen de politiek en het ambtelijk apparaat, wat iedere vier jaar weer opnieuw moet worden gesloten, maar ook voor de relatie van de overheid en de markt (aanbestedingen). Het succes van een opdrachtgever hangt niet alleen af van zijn inhoudelijke expertise, maar ook van de manier waarop degenen die met hem te maken krijgen, hem ervaren.

In een opdrachtgever – opdrachtnemer relatie zijn er twee belangrijke parameters: de kwaliteit (warmte) van de relatie en de perceptie van succes. Als de relatie al niet warm is (bv. tussen politiek en ambtelijk apparaat) dan kan het succes alleen nog maar komen van de tweede parameter. Als gerealiseerde besparingen door een afdeling niet noodzakelijkerwijs bij dezelfde afdeling terecht komt, om nog maar te zwijgen over eventuele organisatorische en personele consequenties als gevolg van bv. een ICT project, dan is er niet sprake van dezelfde perceptie van succes. (Kom, werk gezellig mee aan het projectsucces en uw eigen ontslag…).

Daarom leiden goede uitgangspunten, zoals transparantie, gelijkheid en proportionaliteit (denk aan de Government Procurement Act) niet tot de beoogde successen. Er wordt geprobeerd een invulling te geven aan de organisatie van vertrouwen, waarbij de persoonlijke relatie (klik) tussen de opdrachtgever (de klant) en de opdrachtnemer (de leverancier) buiten spel komt te staan. De nieuwste innovatie binnen de overheid is de uitvinding van de aanbestedingen. Ook hier zijn er weer een aantal goede vertrekpuntenpunten, namelijk kiezen voor de goedkoopste of de economisch meest voordelige aanbieding weer niet succesvol. De vraag die je ook hier weer kunt stellen, is het criterium prijs nu wel zo’n goede raadgever?

Er zou eens moeten worden nagedacht over de torenhoge ambities die de politiek stelt aan het ambtelijk apparaat en daarbij totaal niet kijkt naar de mensen, de persoonlijke belangen en het gebrek aan sturing op resultaat.

Er is een gebrek aan procesmatig denken schrijven de auteurs. Het gevolg is dat niemand meer de grote lijnen in de gaten. Een gemiddelde overheidsorganisatie heeft tussen de zestig en honderd projecten lopen. De markt verdient er goud geld aan en dat zal ook nog wel even zo blijven. Er heerst projectgekte in Nederland, zeker binnen de overheid. Het zou een verademing zijn als er eens drastisch zou worden gesaneerd in al die projecten en ambtenaren zich eens kunnen gaan richten op de resultaten waarvoor ze worden betaald. Stop met de permanente projectorganisaties. Anders blijft de overheid ‘Pennywise and Poundfoolish’ en zal de belastingbetaler weer aan het kortste eind trekken.

In het rapport wordt de agenda voor de toekomst geschetst. Een opvallend voorstel is de aanstelling van een staatsecretaris Q voor Administratieve vereenvoudiging. Graag wil ik de politici van Dam en Timmer nog even een paar consequenties in overweging geven. Vereenvoudiging van de administratieve lasten betekent dat er minder behoefte is aan beleidsambtenaren en kan er dus worden gesaneerd in het ambtenarenapparaat. Als naast de aanstelling van de staatssecretaris, de status aparte van ambtenaren wordt afgeschaft, dan kan er nog veel meer worden bespaard omdat er niet meer met overtollig personeel hoeft te worden geschoven (denk nog even aan de reorganisaties met baangaranties).

Het tweede punt is de invoering van resultaatgericht management, zodat de burger uiteindelijk krijgt waarvoor hij belasting betaald. De politiek en de kiezers (de belastingbetalers) moeten weer dezelfde perceptie van succes krijgen. Ambtenaren moeten naast de positieve prikkels van bonussen voor een goed idee, zoals het rapport voorstelt, ook de negatieve prikkels gaan voelen van sabotage van projecten en het niet halen van resultaten. Dat geldt van minister tot uitvoeringsambtenaar. Het voorstel om boetes aan overheidsorganisaties uit te delen lijkt momenteel toch wel een beetje symboolpolitiek en getuigt niet van het politiek leiderschap waar, mijns inziens, behoefte aan is. De kost gaat voor de baat uit en leiderschap doet soms ook pijn. Onze overheid kan zoveel beter…

10 thoughts on “Onze overheid kan zoveel beter…”

Willem Mastenbroek 13 jaar ago

Bedankt Richard! Mooi samengevat wat hier allemaal speelt. De suggesties snijden volgens mij hout behalve dan de aanbeveling: “Een opvallend voorstel is de aanstelling van een staatssecretaris Q voor Administratieve vereenvoudiging”. Ik denk dat het toch uit de organisatie zelf moet komen en wel uit de eigen reguliere lijn, het topteam voorop. Mij is opgevallen dat de top vaak verstrikt is geraakt in de projectgekte en het gebrek aan aandacht voor taakuitvoering en resultaat. Onbedoeld, niemand heeft dit zo gepland maar het gebeurt.

Desondanks – zo vreselijk moeilijk is dit nu ook weer niet – besloot een mij bekende zorgorganisatie te checken hoeveel van de ruim 50 lopende projecten daadwerkelijk en zichtbaar bijdroegen aan betere taakuitvoering. Het resultaat van deze screening was onthutsend. Van de overgrote meerderheid der projecten was dat zeer onduidelijk. Andere zaken die in het oog vielen waren een veel te ingewikkeld systeem van taakregistratie en veel te weinig direct contact van leidinggevenden met de uitvoerende professionals.

Maar dan? Dit is al heel wat. Maar het vraagt vervolgens een boel bestuurlijke kracht om daadwerkelijk de projectlast terug te brengen, het administratieve systeem te versimpelen en het contact met de uitvoering te herstellen.

Men lijkt wel gevangen in de verkeerde routines. Elke versimpeling roept weerstanden op; elke eliminatie van een project idem dito. Politieke steun en bevlogen managers die genoeg lef en kennis van zaken hebben zijn dan broodnodig. Deze mensen zullen toch uit de eigen organisatie moeten komen. Aan speciale staatssecretarissen hebben we dan niet zo veel.

Hoe dan ook, bedankt voor bovenstaande bondige handreiking. De les is dat voor overheidsorganisaties het slimmer werken en het innovatief organiseren nog lastiger zijn dan voor het bedrijfsleven. We zijn er nog lang niet.

Herman Panneels 13 jaar ago

Er is in het artikel sprake van “een staatssecretaris Q”.

Ik wil gewoon even meegeven dat staatssecretaris Q wel degelijk een bestaande persoon is in België, met name Vincent Van Quickenborne, staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging. Hij houdt het graag eenvoudig. Daarom mag men Q zeggen.

Het gaat dus niet om een theoretische figuur die in het leven geroepen wordt, maar om een mens van vlees en bloed met een concrete opdracht en rol in het (complexe) Belgische staatsapparaat.

Het zal ongetwijfeld zijn ijdelheid strelen dat Nederlandse politici inspiratie hebben opgedaan in zijn figuur/fucntie 😉

Herman Dinkel 13 jaar ago

Ja een mooi verhaal, gooi maar op een berg. We praten over mensen die veel werk verrichten dat u niet wilt doen voor dat salaris. En al die mensen verrichten werkzzamheden die nodig zijn voor de burger. En diezelfde burger eist dat er met geld zorgvuldig wordt omgegaan. Met als gevolg vele malen een controle of het budget daar voor gebruikt kan worden en later diverse malen controle of het ook besteed is en de factuur terecht is en betaald kan worden en als laatste de accounten die het geheel nog eens dunnetjes overdoet. En dit alles omdat de burger wil weten hoe de overheid met zijn geld omgaat. En de overheid geeft miljarden uit. Nu terug naar het artikel, Daar gaat het om miljoenen of anders gezegd 1% van al het geld dat wordt besteed door de overheid. Go wat een kunst om daar eens lekkker over te zieken en zo de goede amtenaren te vernederen, als of zij allemaal niet zo slim zijn.

Jan Floris 13 jaar ago

Een mooie analyse, maar is hij ook niet van toepassing op het grotere bedrijfsleven?

Jacques Duivenvoorden 13 jaar ago

De beide PvdA-Kamerleden gaan wel erg kort door de bocht met al hun kritiek. Wat mij opvalt aan al dit soort discussies is het onderliggende geloof in de maakbaarheid van de overheid. Er is een idee dat je rationeel kan gaan sleutelen aan de overheid alsof het een keurig gedefinieerde machine is, die opnieuw ontworpen en gebouwd kan worden. Herontwerp van de overheid is natuurlijk direct te herleiden op een jarenlange hype van BPR-goeroes (Business Process Redesign) en het geloof in dit soort BPR-benaderingen. Op micro-niveau kan ik de herontwerp-gedachte volgen en zien realiseren (per deelproject / deelonderwerp), maar op macro-niveau wordt het erg ongeloofwaardig.
Zonder een heldere discussie over deze basis-aannames (wel of niet uitgaan van het concept van een maakbare overheid op macro-niveau) is de rest van de discussie “Fighting the smoke instead of the fire” ofwel symptoombestrijding.

Dat is wat ik de PvdA-Kamerleden dan ook terug wil geven: als je uitgaat van de fictie van een volledig maakbare overheid binnen de fictie van een volledig maakbare samenleving zou je geld kunnen besparen op al die dure ICT-projecten; maar als je die ficties loslaat en de dynamiek van de samen-leving en de weerspiegeling daarvan in een dynamische overheid onder ogen ziet, kun je wellicht met wat meer begrip en respect kijken naar de inspanningen om gegeven deze dynamiek te werken aan een Andere Overheid.
Kortom: een “Duizend bloemen bloeien”-benadering versus het korset van een “Grand design” van de Andere Overheid.

Kortom: met de adviezen van de PvdA kiezen we voor een korset-aanpak. Is dat realistisch?

Jacques Duivenvoorden

Willem Mastenbroek 13 jaar ago

@ Floris In bedrijven gebeuren dezelfde dingen. Hoe groter het bedrijf hoe groter ook de kans op bureaucratie, verstikkende regelgeving en overmatige control-systemen. Inderdaad. Zie op deze site: ‘Ontvlechten die moloch!’ en ‘Waarom falen ondernemingen?’, http://www.managementsite.net/content/articles/566/566.asp

Toch ontsnappen sommige grote ondernemingen aan deze dynamiek net als sommige overheidsorganisaties. Hoe doen ze dat, wat is daarvoor nodig? Daar willen we op deze site aandacht aan besteden. En daar is al het een en ander over te vinden, bijvoorbeeld op: http://www.innovatieforganiseren.nl/2006/09/04/bij-innovatief-organiseren-gaat-het-erom-mensen-machines-en-informatie-slimmer-te-organiseren/

hendrik smeenk 13 jaar ago

” De eerder genoemde dikke contracten om onze afspraken vast te leggen zijn letterlijk ‘geïnstitutionaliseerd wantrouwen’”.

mooi gezegd, en ze worden steeds dikker. Geldt trouwens ook voor de aanbestedingsdocumenten. Zou er een relatie zijn tussen volume van contracten en succes van projecten?

Peter Noten 13 jaar ago

Over de suggestie van invoering van resultaat gericht management: ook hier komt wederom het sterk versimpelde idee om de hoek kijken dat de werkelijkheid te vatten is in producten. Als vervolgens deze producten weer benoemd worden in resultaatstermen, dan kan er pas écht gestuurd worden en lossen de problemen eindelijk op.
Dat soort analyses moet eens stoppen, omdat dit soort denken pas echt geld kost en ons collectief stort in het georganiseerde wantrouwen. De sociale werkelijkheid met zijn dynamiek, ambiguïteit en complexiteit is helaas niet gebaat bij dit soort management-by-the-dashboard-light.

Het dilemma van de publieke opdrachtgever 12 jaar ago

[…] 18 september 2006 schreef ik mijn eerste column voor deze site, genaamd onze overheid kan zoveel beter. In het kort ging het over een veldonderzoekje gedaan bij enkele gemeentes en in de zorg door twee […]

De spanning tussen ambitie en de realiteit | Puyt Consultancy 11 jaar ago

[…] september 2006 schreef ik mijn eerste column voor weblog http://www.innovatieforganiseren.nl, genaamd onze overheid kan zoveel beter. In het kort ging het over een veldonderzoekje gedaan bij enkele gemeentes en in de zorg door twee […]

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *