Hiep Hiep Hoera voor de secretaresse!

Vanochtend rond de klok van 7 uur op mijn autoradio: Het is vandaag nationale secretaressedag. Wat zegt ie nou? Nationale secretaressedag! Voor ongeveer het tiende achtereenvolgende jaar kom ik er te laat achter dat er op de derde donderdag van april iets speciaals van mij verwacht wordt. Oef. Nou ja, het is nog vroeg genoeg om iets te 'regelen'. Wat doet u aan secretaressedag? Zet u uw steun en toeverlaat in het zonnetje of vindt u secretaressedag maar een achterhaald begrip?

Gaat Het Nieuwe Werken de secretaresse overbodig maken? Wordt hij/zij vervangen door informatiesystemen, handige gadgets en communicatiemiddelen? Ik denk (en hoop) het niet.  Secretaresses zijn een zegen in deze tijd van informatiestress en überflexibiliteit. De moderne kenniswerker kan niet zonder zijn of haar laptop en smartphone, maar waar zou hij/zij zijn zonder een vast baken op kantoor? 

Zelf werk ik bij het adviesbureau Berenschot in Utrecht. Ons bedrijf is opgedeeld in adviesgroepen. In elke adviesgroep werken tussen de tien en vijfentwintig adviseurs groot. De ratio secretaresse / adviseur bedraagt ongeveer 1 op 10. Hoewel adviseurs van Berenschot gewend zijn om grotendeels zelfstandig en locatie- en tijdonafhankelijk te werken, moet ik er persoonlijk niet aan denken om het zonder professioneel secretariaat te moeten stellen. Een goed secretariaat geeft mentale rust.

Sinds kort is Annemieke mijn eerste aanspreekpunt op het secretariaat. Zij vormt samen met haar collega'shet collectief geheugen van de adviesgroep. Accurater en sneller dan welk CRM-systeem dan ook. De secretaressefunctie is de laatste jaren uitgegroeid tot die van een volwaardige kennis(net)werker. Zij bewaken niet alleen de lijntjes tussen de adviseurs van de adviesgroep, maar ook richting andere groepen en de stafdiensten.  Ook bewaken zij de formele procesgang rond projecten. Zo kan de adviseur zich concentreren op waar hij voor wordt betaald: denkwerk verrichten voor de klant!

Last but not least heeft de secretaresse ook een hele belangrijke sociale functie in het bedrijf. De secretaresse is het cement. Adviesfirma's zonder goede secretaresses zullen al snel vervallen tot verzamelingen éénpitters. Wat vindt u van deze stelling?