Tag: Verandermanagement

Alle organisaties moeten ‘kantelen’: méér bieden met minder personeel en met minder geld. Hoe doe je dat? Dat lijkt wel de grootste vraag in de huidige tijdgeest. Wie daar een antwoord op heeft, overleeft. Wie stilstaat, wordt irrelevant. Praktisch gezien komt het erop neer, dat innovatief ondernemen in plaats van besturen komt, zelfsturing in plaats van management, bottom-up in plaats van top-down en dat de organisatie ketenpartner, kennis- en servicecenter wordt. Maar hoe blijven de medewerkers betrokken?

In het artikel ‘Vijf managementrollen voor het verhogen van betrokkenheid’ op de website van P&O Actueel wordt Jane Sparrow aangehaald die beschrijft hoe managers kunnen bouwen aan betrokkenheid. Het vergroten van de vaardigheden en het vertrouwen van managers met betrekking tot het betrokken krijgen en houden van medewerkers is de enige manier om als organisatie duurzaam succesvol te zijn, aldus Sparrow. Zij heeft daartoe vijf rollen geïdentificeerd die een cruciale rol spelen bij het vergroten van de medewerkerbetrokkenheid.

Fortes Solutions levert al ruim 15 jaar een totaal-oplossing voor professioneel project- en portfoliomanagement. Onlangs sprak ik met Berend Tel, Development Manager en MT-lid, over hoe Fortes zich als organisatie de afgelopen jaren ontwikkeld heeft.

Fortes Solutions is opgericht in 1999 door Sander Nijenhuis. Na jaren van succesvolle groei brak eind 2011 het moment aan om de organisatie aan te passen aan deze groei. Berend Tel: ‘Sander is een typische pionier en ondernemer. Hij voelde zich echter steeds meer manager worden en kon daardoor zijn creatieve ideeën onvoldoende kwijt. Ook de medewerkers hadden het gevoel te weinig ruimte te hebben voor nieuwe initiatieven’. Dit ging ten koste van het plezier in het werk bij alle betrokkenen. Het groeiend aantal klanten kreeg daarnaast hogere verwachtingen over de ondersteuning en verdere ontwikkeling van de software.

Regelmatig organiseert de ‘Management Innovation eXchange’ (MIX), een initiatief van Gary Hamel, zogenaamde ‘hackathons’ (online brainstorms) onder deskundigen en praktijk-beoefenaren. Dit keer was de vraagstelling: ‘hoe kunnen we als organisatie net zo snel veranderen als onze omgeving?’, ofwel: ‘hoe kunnen we als organisatie wendbaarder worden?’. Naast antwoorden op deze vragen geeft het rapport ook een concrete invulling van de sleutelrol van HR bij het vergroten van de wendbaarheid.

Het rapport begint met de constatering dat de meeste organisaties niet zijn ingericht op verandering, maar op beheersbaarheid en efficiency. Daarom komt verandering voor deze organisaties vaak in twee uitersten: triviaal of traumatisch. Lange periodes van incrementele evolutie worden afgewisseld met crisisachtige revoluties afgedwongen door onvoorziene externe omstandigheden. Succesvolle organisaties zijn niet langer succesvol op een zeker moment, maar succesvol door hun continu voortschrijdende aanpassing aan veranderende omstandigheden. Wendbaarheid en ontwikkeling zijn de nieuwe concurrentievoordelen!

In de eerste fase van de ‘hackathon’ is geïnventariseerd welke de meest voorkomende belemmeringen binnen organisaties zijn om wendbaarder te worden

Veel artikelen op InnovatiefOrganiseren gaan over de kenmerken, de best-practices van de ‘nieuwe organisatie’ en maar weinig artikelen gaan over wat je moet veranderen om van een ‘oude’ naar een ‘nieuwe’ organisatie te komen. Dit artikel geeft antwoord op de vraag: ‘wat zijn de belangrijkste aspecten om een organisatie te veranderen?’ ofwel: ‘welke knoppen moeten we aan draaien?’.

Voor een volledige transformatie van een organisatie van ‘oud’ naar ‘nieuw’ moeten eigenlijk alle aspecten van deze organisatie veranderd worden. Van het leiderschap tot aan de huisvesting. Maar wat is efficiënt om de bal snel aan het rollen te krijgen zodat de rest als bijna vanzelf volgt? Hiervoor heb ik het ‘veranderaspecten-model ’ ontwikkeld.

‘Business Agility’, de mate waarin organisaties erin slagen wendbaar en flexibel te opereren, wordt een steeds belangrijker concurrentievoordeel. Snel kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen, maar ook grip houden op het veranderproces voelt voor veel organisaties als een tegenstelling. Vaak grijpen projectmanagers terug op achterhaalde hulpmiddelen voor projectmanagement. Het resultaat: projecten die weliswaar ‘succesvol’ hun resultaten opleveren, maar deze resultaten missen hun doel of de projecten duren te lang om nog waarde te kunnen toevoegen vanuit het perspectief van klant of business.

Wie dit herkent, kan ik het recente boek van Nicoline Mulder aanraden. Zij ontwierp een aanpak voor ‘chaordische’ projecten. Projecten gericht op vernieuwing, met veel complexiteit, onzekerheid, vaagheid en tijdsdruk. Projecten die niet lineair zijn, maar die de betrokken mensen samen ontwikkelen, waarbij zij tegelijkertijd het antwoord op de hoe-vraag gaandeweg vormen.

Centraal in Mulder’s ‘Value-based Project Management’ staan elf samenhangende interventies die zij de ‘Project’s Eleven’ noemt, geïnspireerd door de film Ocean’s Eleven. Daarin ronden elf autonome specialisten een opdracht succesvol samen af: ieder teamlid kan zelfstandig werken, maar niemand kan alleen het gewenste resultaat behalen. Value-based Project Management neemt de complexiteit en onduidelijkheid als gegeven aan en richt zich op de aanleiding van het project (oftewel: ‘het hogere doel’). Het project wordt dus vraaggedreven, in plaats van resultaatgedreven.

In juni 2013 hebben wij hier op InnovatiefOrganiseren.nl een online brainstorm gehouden met als onderwerp: ‘Denk mee! Opnieuw leren organiseren, hoe pak je dat aan?’. Het doel van de brainstorm was om oplossingen te bedenken voor de uitdagingen waar management en organisaties voor staan in de 21^e eeuw. Met deze online brainstorm wilden we een crowdsourcing van ideeën, een social-media brainstorm organiseren waarbij experts, vanuit de praktijk en de theorie, konden meedenken.

De probleemstelling in de brainstorm

De laatste jaren is ons werk ingrijpend veranderd door de nieuwe mogelijkheden van ICT/internet, door steeds sneller veranderende klantwensen, door de opkomst van globale logistieke ketens en door het aantreden van een nieuwe generatie zelfbewuste medewerkers. De huidige managementmodellen en organisatiestructuren, die vaak nog gebaseerd zijn op ideeën die stammen uit het begin van de 19^e eeuw, zijn nu niet meer bruikbaar. De ontwikkeling van het vakgebied ‘management & organisatie’ is achtergebleven bij de ontwikkeling van de technologie.

Als we opnieuw konden beginnen met organiseren, wat zouden we anders moeten doen? Wat zijn de belangrijkste, meest noodzakelijke veranderingen? Hoe kan een organisatie het nieuwe organiseren leren en het proces van verandering aanpakken? Is het wel mogelijk voor een ‘oude’ organisatie om een ‘nieuwe’ organisatie te worden? Met deze vragen zijn we de online brainstorm gestart. Daarnaast hebben wij deze vragen voorgelegd in enkele offline brainstorms met experts en ervaringsdeskundigen.

De antwoorden die we kregen op onze vragen zijn grofweg te verdelen in twee aandachtsgebieden: de kenmerken van de ‘nieuwe organisatie’ en het ‘leerpad’ om vanuit de huidige organisatie naar de nieuwe organisatie te komen.

Mensen laten zich niet veranderen: dit is toch een open deur? Natuurlijk veranderen mensen niet omdat het van anderen moet. Toch is het vreemd dat ik, ‘ondanks dat dit een open deur is’, vaak de vraag van klanten krijg om een traject te begeleiden met als doel om anderen in de organisatie te veranderen. Een bestuurder die bijvoorbeeld de vraag stelt of ik de directeuren kan begeleiden bij het beter of anders sturen of een manager die wil dat medewerkers zelfstandiger gaan werken.

De adviseur als knecht

Stel nu: ik ben een ijverige adviseur die precies doet wat mijn klanten van mij vragen. Dan ga ik met medewerkers aan de slag. Ik ben als ‘knecht’ van mijn klant mensen aan het veranderen. Ik ga bijvoorbeeld bijeenkomsten organiseren waarin ik medewerkers laat inzien dat ze het anders moeten doen. Ik kan hen vertellen hoe de wereld er om hen heen uit gaat zien en dat dit een verandering van hen vergt. Allemaal met als doel dat zij gaan veranderen.

Ik zie veel veranderprocessen om me heen waarin de adviseur ‘de knecht’ is. Ik ben zelf ook vaak de knecht geweest. En nu nog kost het mij moeite om niet de knecht te worden. Ik wil graag mijn klanten helpen en ik vind het lastig als klanten geïrriteerd raken omdat ik het heb over hun eigen veranderbereidheid en hun eigen aandeel in het al of niet veranderen van hun medewerkers. Lijkt het er dan toch op dat veranderen over VER en ANDEREN gaat?

Een manager, werkzaam bij een onderwijsinstelling, kwam onlangs bij ons.  Zij was wanhopig: er lag zoveel  op haar bordje. Vooral het lopende accreditatie-proces hing als een molensteen om haar nek. De teamleden namen hun verantwoordelijkheid niet en dat was hard nodig. Nadat zij haar directeur had overtuigd dat er echt wat moest gebeuren, konden wij aan de slag. Het was een risicovol traject: de accreditatie, en daarmee het voortbestaan van de opleiding, stond op het spel.

Onze aanpak was tweeledig. We  bouwden aan het zelfvertrouwen van de manager en gaven haar praktische tips om meer ‘in control’ te komen. Tevens adviseerden wij haar om een teamdag te organiseren.

Vooraf wilden we, door het houden van interviews met de teamleden, een beeld krijgen van de sterkten en zwakten van het team.

Ontwikkelingen als globalisering en de opkomst van internet vergroten de dynamiek in de meeste markten. Organisaties zien zich genoodzaakt mee te bewegen, te innoveren. Managers in die organisaties vinden het niet altijd eenvoudig hun medewerkers mee te krijgen in de noodzakelijke veranderingen. Het zou zo makkelijk zijn: ‘ik zeg wat er moet veranderen en de medewerkers doen het’, maar een organisatie kan niet alleen worden beschreven aan de hand van missies, organigrammen, processen en procedures. Elke organisatie is ook een sociaal netwerk. Dit artikel gaat in op de vraag hoe het denken over organisaties en het functioneren van mensen in organisaties is aan te passen. Andere denkbeelden kunnen leiden tot ander gedrag bij managers, zodat zij mensen wel meekrijgen in veranderingen en innovaties.

De formele organisatie, zoals vastgelegd in organigrammen en procedures, is voor veel managers het uitgangspunt van hun denken en handelen. Veel minder vaak worden organisaties ook gezien als netwerken van mensen die relaties met elkaar hebben. Die zaken voor en met elkaar willen doen of juist niet met elkaar willen werken. Hiervoor geen oog hebben is vooral in de huidige tijd riskant. Door ontwikkelingen als marktverzadiging,  globalisering en de huidige financiële crisis worden kansen voor bedrijven immers kleiner. Dit vraagt om snelheid, wendbaarheid en vermogen tot timing. Niet bepaald de kenmerken van de formele organisatie.  Al snel lopen functiebeschrijvingen, mandaten en procedures achter op de realiteit en worden een belemmering.

Management dat de organisatie ook kan zien als een sociaal netwerk vergroot de kans op succes.

In de reclame en de politiek is het al lang gebruikelijk: filmbeelden om mensen te overtuigen en aan te zetten om in beweging te komen. Ons visuele opmerkingsvermogen en geheugen worden heel makkelijk geprikkeld en zijn sterk ontwikkeld. Bewegend beeld heeft daarom een enorm potentieel, dat helaas maar beperkt wordt ingezet om veranderingen te initiëren en te laten beklijven. In dit artikel geven we praktische tips om veranderingen te implementeren met behulp van visuele beeldtechniek.

Powerpoint?!
In deze snel veranderende wereld zijn organisatieveranderingen aan de orde van de dag. Veel managers proberen veranderingen te realiseren door het schrijven van dikke beleidstukken en het geven van PowerPoint-presentaties. Veel energie maakt het meestal niet los bij de medewerkers. En dat terwijl zij het nu juist degenen zijn die bepalen of een wens tot verandering uiteindelijk succesvol gerealiseerd wordt.

Beeldmateriaal
Wij vroegen ons af of deze veranderingen effectiever te realiseren zijn door het inzetten van beeldmateriaal. We hebben ons gebaseerd op een beproefd model voor het besturen van organisatieverandering, namelijk het stappenmodel van John Kotter, dat in zijn boeken ‘Eight steps to transforming  your organization’, ‘Leading Change’ en ‘The Heart of Change’ is beschreven. Aan de hand van deze stappen zetten we mogelijkheden voor de inzet van beeld op een rijtje. Het lijkt daarbij of de stappen elkaar chronologisch opvolgen, maar in de praktijk is er veelal een overlap of zullen sommige stappen parallel aan elkaar lopen.