De sleutel voor effectief organiseren is het organisatie-ontwerp

Vooral bij overheden (en grote bureaucratische bedrijven) moet bijzondere aandacht worden besteed aan het tot stand brengen van interne arbeidsverdeling, het toewijzen van bevoegdheden en het inbouwen van coördinatievoorzieningen tussen organisatie-elementen. Het vaststellen van deze aspecten duiden we aan als het organisatie-ontwerp. Het organisatie-ontwerp vormt de sleutel voor de instandhouding van effectieve organisaties.Of, zoals Robert Greene stelt: “You may have brilliant ideas, ..but if the group that you lead and depend on to execute your plans, is unresponsive and uncreative, ..your ideas mean nothing. You must learn ……it is the structure … – the chain of command and the relationship of the parts to the whole – that will give strategies force; structure is strategy – perhaps the most important strategic choice you will make. Should you inherit a group , analyze its structure and alter it to suit your purposes; making fluidity your goal.”

Mastenbroek e.a. stellen dat organisaties bestaan uit netwerken van samenwerkende en rivaliserende partijen. De onderlinge relaties worden enerzijds bepaald door de behoefte aan autonomie en identiteit en anderzijds door de noodzaak tot samenwerking. De effectiviteit van de organisatie wordt bepaald door het vermogen van de leiding de samenwerking tussen de verschillende van de organisatie onderdeel uitmakende partijen te versterken.

Vele noodzakelijke veranderingen mislukken omdat onvoldoende inzicht bestaat in de opbouw van de organisatie en onderlinge relaties. Iedere organisatie kent vele partijen, ieder met eigen(wijze) opvattingen die streven naar identiteit en differentiatie. Deze partijen moeten aan elkaar worden verbonden door versterking van de onderlinge afhankelijkheid, zonder daarmee de noodzakelijke diversiteit binnen de organisatie geweld aan te doen. Het vinden van de juiste balans is een kunst die niet veel leiders verstaan. Onbalans in organisaties leidt tot meer bureaucratie, taakdifferentiatie en verlies aan onderlinge binding. Een uitgebalanceerde organisatie biedt daarentegen ruimte voor de, vooral in de huidige tijd, noodzakelijke creativiteit, flexibiliteit en teamvorming.

12 thoughts on “De sleutel voor effectief organiseren is het organisatie-ontwerp”

Edwin Lambregts 11 jaar ago

Beste Jaap,

Fijn dat er in deze tijd mensen zijn zoals jij die het organisatie-ontwerp als belangrijk coördinatiemechanisme in ere houden. Bij veel artikelen over netwerkorganisaties krijg je soms het idee dat coördinatie als vanzelf tot stand komt en er geen sturing vanuit de structuur meer nodig is. Zo werkt het natuurlijk niet.

Het besef dat organisaties bestaan uit samenwerkende en rivaliserende partijen heeft mij vaak geholpen bij de analyse van verandervraagstukken. Het gaat er telkens weer om binne het krachtenveld de gedeelde belangen te vinden.

Dank voor je artikel. Mogen we nog meer van dit moois?

Groet,

Edwin

Jaap Reijling 11 jaar ago

Beste Edwin,

Dank voor je reactie. Je notie t.a.v. netwerkorganisaties in inderdaad interessant. Ik was in de gelegenheid van heel dichtbij de crisisorganisatie rond de orkaan “Katrina” te bestuderen. Hier kwam initieel geen samenwerking tot stand tussen de verschillende partijen. Samenwerking moest worden vormgegeven; georganiseerd. Een netwerkorganisatie is voor mij een samenwerkingsverband met wisselende (machts)relaties. Feitelijk is daar zelfs in de meest bureaucratische organisatie sprake van. Ik zeg altijd: “wie is machtiger; degene die de opdracht geeft of degene die hem uitvoert” Ik tendeer naar de laatste.

Tony de Bree 11 jaar ago

Edwin, goed dat je het onderwerp “organisatie-ontwerp” weer nieuw leven in blaast. Ik heb het genoegen gehad om cursus te krijgen van Jay Galbraith. Een waar genoegen.

Twee inhoudelijke aanvullingen.

1. Bij he plaatje zou ik “structuur” weghalen en vervangen door “organisatieontwerp”.
2. De definitie van netwerkorganisatie die je gebruikt is de traditionele waarbij het onderwerp is de organisatie in enge zin (vaak een bedrijf).

Als je de definitie in ruime zin neemt, namelijk in de zin van netwerken van mensen (ad-hoc) of zoals in sociale netwerken (al dan niet ondersteund door technologie zoals in sociale netwerken online) dan leg je ook direct het verband met waardecreatie in die netwerken en ecosystemen van mensen.

Het organisatieontwerp wat daarbij hoort noemde ik trouwens in 2001 in mijn boek over de ondergang van banken als ING en ABN AMRO een “opportunity based” design (niet zelf verzonnen).

Tot slot. Ik verwijs je naar een artikel in B&E magazine deze maand over” van dinosaurus naar duurzame bank” waarbij organisatieontwerpen van banken centraal staan.

Misschien iets voor je?

Mvg
Tony de Bree

Tony de Bree 11 jaar ago

Ik was een beetje snel. Was dus gericht aan Jaap!

Met de excuses.

Tony

jaap reijling 11 jaar ago

Tony,
Ik sluit me volledig aan bij je eerste advies om in plaats van organisatiestructuur over -ontwerp te spreken. Ik kreeg dat leuke plaatje echter van de redactie. Verder verwijs ik graag naar mijn site http://www.organisatieontwerp.com  om inzicht te geven in mijn visie op organisaties. Ik meen dat iedere (effectieve) organisatie uit een aantal partijen of subculturen bestaat die onderling een netwerk (moeten) vormen, maar tevens deel uitmaken van externe netwerken met “soortgenoten”. Veel fusies mislukken omdat wordt verzuimd voldoende onderlinge afhankelijkheid aan te brengen in het interne netwerk. Kortom iedere fusie moet worden ondersteund door een organisatieontwerp dat de nieuwe “identiteit” versterkt en de oude afbreekt. Dat laatste vergt echter veel moed van de leiding. Zij moeten letterlijk boven de partijen staan en daar geen deel van uitmaken!

Tony Rasenberg 11 jaar ago

Beste Jaap,

Ik sluit me van harte aan bij Edwin. Ook mijn complimenten voor het initiatief om het belang van organisatieontwerp hernieuwd onder de aandacht te brengen. Te zeer wordt ervan uitgegaan dat ‘goede’ ideeën, plannen of concepten zichzelf verwezenlijken, terwijl de staande organisatie er niet toe zou doen. Een toevoeging mijnerzijds, als ik zo vrij mag zijn, is wel dat karakteristiek van het product of de dienst, vraagt om een daarbij passend organisatieontwerp: dit zijn nu eenmaal twee kanten van dezelfde medaille.
 
p.s. Ook de complementen voor de website. Duidelijk en interessant.
 
Met vriendelijke groet,
Tony Rasenberg

Wilfred bastiani 11 jaar ago

Beste lezers, Persoonlijk denk ik dat de invalshoek verkeerd is. Met efficiëcy als uitgangspunt hoef je je in principe geen zorgen te maken over effectiviteit. Het is altijd leuk een “ontwerp” in je hoofd te houden, echter belangrijker is het om te faciliteren en de organisatie zichzelf op die wijze te doen gelden. Als de vaklui – de specialisten – weten wat er van hun verwacht wordt, u hun het vertrouwen geeft, zult u merken dat effectief besturen & controleren pas op de 2e plaats komt. Zorg voor betrokkenheid, bezieling en ambitiedrang bij uw de mensen die er echt iets toe doen, zij die in het middelpunt van uw core business staan. Zonder enige vorm van genoemde gaan we weer net zo hard organisaties op een rationele manier inrichten, wat veelal verre van natuurlijk is. Zo kunnen we nog jaren vooruit.

jaap reijling 11 jaar ago

Wilfred, ik wil je toch eens vragen mijn website http://www.organisatieontwerp.com te bezoeken. Het gaat me er juist om organisaties niet te rationaliseren, maar oog te hebben voor relaties tussen partijen. Verder is er in mijn ogen een nadrukkelijk verschil tussen organisatieontwerp en organisatiestructuur. Bij het ontwerpen van organisaties creeer je ook nieuwe partijen, die je nodig hebt om de balans in de organisatie te bewaren. Iedereeen klaagt tegenwoordig over bureaucratie. Daar kun je wat tegen doen door de organisatie aan te passen en meer macht toe te kennen aan professionals. Op dat punt ben ik het helemaal met je eens.

wilfred bastiani 11 jaar ago

Beste Jaap, Met interesse heb ik je mooie en heldere website gelezen. Ik denk dat we grote overeenkomsten hebben in “het nieuwe plaatje”. Daarbij vermoed ik dat de nuancering ligt in de eerste aanpak. Welk uitgangspunt neemt men bij het ontwerpen van een “nieuwe/andere organistatie” ? Welke is beter of welke is oneigenlijk ? Ik denk dat de gedachtegang vanuit de complexe adaptieve systeem een heel goede zou kunnen zijn (Holland, Waldrup, Kauffman e.a.).

Debby Struijk 11 jaar ago

Beste Jaap,  Mag ik zo vrij zijn om even tussendoor te komen? Toen ik mij aanmeldde bij http://www.deeltijdcafe.nl en ik nieuwsgierig werd naar hun partner Taskforce DeeltijdPlus kwam ik uit bij http://www.innovatieforganiseren.nl . Hier werd ik geboeid door de berichtenwisseling waarin jullie onder andere organisatie-ontwerp centraal stellen. Als (televisie-)journalist, documentairemaker en moeder van 7 kids ervaar ik aan den lijve wat de gevolgen van een goed of slecht funktionerend organisatie-ontwerp kunnen zijn. Een concreet voorbeeld daarvan heb ik als werknemer van een televisiezender ervaren bij de fusie van maar liefst 3 zenders tegelijk. Amper een jaar geleden werd de nieuwe zender groots gelanceerd en luttele maanden later trok een van de grootste aandeelhouders zich al terug uit de organistatie. Wat overblijft, is een ‘gehalveerde’ zender die noodgedwongen een kwart van haar personeel vaarwel heeft moeten zeggen en nu de eindjes aan elkaar moet knopen tot betere tijden aanbreken. Natuurlijk ligt het excuus ‘kredietcrisis’ voor de hand bij de leiding, maar mijns inziens had  de fusie veel beter voorbereid moeten worden.

Dit citaat van Jaap verklaart naar mijn mening voor een deel waarom de fusie mislukt is: “Veel fusies mislukken omdat wordt verzuimd voldoende onderlinge afhankelijkheid aan te brengen in het interne netwerk. Kortom iedere fusie moet worden ondersteund door een organisatieontwerp dat de nieuwe “identiteit” versterkt en de oude afbreekt. Dat laatste vergt echter veel moed van de leiding. Zij moeten letterlijk boven de partijen staan en daar geen deel van uitmaken!”

Die moed ontbrak bij de leiding van de zender en bovendien maakte zij juist wel deel uit van ‘de partijen’. Wilfred zegt in jullie mailwisseling: “Het is altijd leuk een “ontwerp” in je hoofd te houden, echter belangrijker is het om te faciliteren en de organisatie zichzelf op die wijze te doen gelden. Als de vaklui – de specialisten – weten wat er van hun verwacht wordt, u hun het vertrouwen geeft, zult u merken dat effectief besturen & controleren pas op de 2e plaats komt. Zorg voor betrokkenheid, bezieling en ambitiedrang bij uw de mensen die er echt iets toe doen, zij die in het middelpunt van uw core business staan.”

Aan betrokkenheid, bezieling en ambitiedrang was er geen gebrek bij de zender. Het personeel bruiste van enthousiasme. De leiding hield echter op alle terreinen zelf de touwtjes in handen, ook op het gebied waar ze zelf inhoudelijk geen of nauwelijks kennis van had. Gevolg was onder andere dat onnodig lange procedures gevolgd moesten worden die, wanneer de leiding meer beslissingsbevoegdheid had toegekend aan de specialisten, veel beknopter hadden kunnen zijn.

Ik citeer Jaap uit zijn reactie aan Wilfred:  “Iedereeen klaagt tegenwoordig over bureaucratie. Daar kun je wat tegen doen door de organisatie aan te passen en meer macht toe te kennen aan professionals.”

Zowel op het gebied van organisatie-ontwerp als aan het toekennen van beslissingsbevoegdheid aan professionals heeft de zender naar mijn mening teveel steken laten vallen. Vanuit mijn werk heb ik intensief contact met Defensie en de KLu in het bijzonder en ik heb de indruk dat het ‘meer toekennen van macht aan professionals’ hier al steeds meer wordt toegepast. En met positief resultaat. 

Neemt niet weg dat mij een goed organisatie-ontwerp als bakermat voor een goed lopende organistatie onontbeerlijk lijkt.

Jaap, het onderwerp boeit me en ik zal snel een bezoek brengen aan je website.

Edwin Lambregts 11 jaar ago

@Wilfred,
Volgens mij maak je hier een denkfout die ik wel vaker tegenkom. Het is niet of of, maar en en. Jij wijst terecht op het belang van bezieling, betrokkenheid, ambitie en vertrouwen. Dat is natuurlijk erg belangrijk. En dan wel graag in een organisatie-ontwerp dat deze zaken ondersteunt in plaats van tegenwerkt. En er is trouwens niks mis met ratio. 
NB: Wat bedoel je met je zin “met efficiency als uitgangspunt hoef je je in principe geen zorgen te maken om de effectiviteit”? Dat is toch onzin? Of bedoel je wat anders?  

Het jaarverslag 2009 van InnovatiefOrganiseren.nl | Innovatief Organiseren 11 jaar ago

[…] (1.503) Chis Anderson: Free (1.399) Pagina 123 van Quinn, handboek management vaardigheden (1.233) De sleutel voor effectief organiseren is het organisatie-ontwerp (1.228) Rasondernemer Hennie van der Most: er wrodt te veel opgeleid tot prater (1.089) ESF-subsidie […]

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *